GÜNTAŞ SPOR SALONU SPOR ALETLERİ TEKSTİL GIDA VE İNŞAAT SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ(“UTOPIA FITNESS CLUB”)
ÜYE KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ
a) Veri Sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“6698 sayılı Kanun”) uyarınca, kişisel verileriniz; Veri Sorumlusu olarak Utopia Fitness Club tarafından, detayları, http://colnsall.com web sitesinde yer alan “Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası”nda belirtildiği üzere, özet olarak aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.
Utopia Fitness Club 6698 Sayılı Kanun uyarınca;
E-posta Adresi: info@colnsall.com
Telefon: 0850 305 28 29
b) Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği
Toplanan kişisel verileriniz aşağıda yer alan amaçlarla; 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde işlenebilecektir:
Üyelik işlemleri kapsamında;
• Üyelik kaydınızın gerçekleştirilmesi,
• Üyelik sürecinizin yönetilmesi,
• Üyelik rezervasyonlarınızın takibi,
• Aldığınız hizmetlere ilişkin ödeme takibinin gerçekleştirilmesi
• Spor ve diyet programınızın oluşturulabilmesi bakımından sağlık verilerinizin işlenmesi.
c) İşlediğimiz Kişisel Veri Kategorileriniz
Kişisel verilerinizden aşağıdaki kategorilerde yer alanlar, Utopia Fitness Club tarafından işlenmektedir:
• Kimlik bilgisi (TCKN, ad, soyad, doğum tarihi ve yeri gibi TC kimlik bilgileri)
• İletişim bilgisi (cep telefonu, telefon, adres, e-posta, ikametgah vb.),
• Aile bireyleri ve yakın bilgisi (çocuklarınız, eşiniz ile ilgili kimlik, iletişim vb.)
• Fiziksel mekan güvenlik bilgisi (kamera kayıtları vb.)
• Ödeme bilgileri (borç bakiyesi, alacak bakiyesi vb.)
• Görsel ve işitsel bilgi (Vesikalık fotoğraf vb.)
• Özel nitelikli kişisel veri (Sağlık raporu, imza vb.)
ç. İşlenen Kişisel Verilerinizin Aktarılabileceği Alıcı Grupları ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Toplanan kişisel verileriniz; hizmet temini amacıyla sözleşme ilişkisi içerisinde bulunduğumuz ve verilerin hukuki ve teknik olarak güvenliğini sağlamaya yetkin üçüncü taraflarla paylaşılmaktadır.
d) Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz, Şirketimiz tarafından, beyanınız doğrultusunda sizden yazılı olarak alınmakta ve 6698 sayılı Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak, gerekli hallerde açık rızanızın alınması şartıyla ve/veya üyelik sözleşmesi ilişkisi çerçevesindeki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla işlenmektedir.
e) İlgili Kişi Olarak 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesinde Sayılan Haklarınız
İlgili kişi olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, http://colnsall.com web sitesinde yer alan “Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası”nda açıklanan ve “İletişim Formu”nda detaylandırılan yöntemlerle (Elektronik imzalı başvurularınızı ve üyelik sırasında beyan ettiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden yapacağınız başvurularınızı info@utopiafitness.com.re e-posta adresi üzerinden gerçekleştirebilirsiniz.) Şirketimize iletmeniz durumunda, Utopia Fitness Club talebin niteliğine göre talebi, en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Utopia Fitness Club tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda ilgili kişi olarak;
• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
f) Kişisel Verilerinizin Güvenliğini Sağlamak Amacıyla Aldığımız Tedbirler
İşlediğimiz kişisel verilerinizin güvenliğine ilişkin olarak; http://colnsall.com web sitemizde yer alan “Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası”nda detaylı bilgiler yer almaktadır.
Fiziksel ortamdaki kişisel veriler, sadece Utopia Fitness Club tarafından yetkilendirilmiş personel tarafından erişilebilen kilitli dolaplarda ve çekmecelerde muhafaza edilmektedir. Dijital ortamdaki kişisel veriler ise, Utopia Fitness Club’a ait veri tabanlarında muhafaza edilmektedir.
• Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi önlemek ve hukuka aykırı kişisel veri işlemeleri önlemek için gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri almasını sağlamak,
• kişisel verileri hukuki ilişki sona erdikten sonra asıl ve yedek sistemlerinde barındırmayıp, silmesi/yok etmesi veya anonim hale getirerek kullanmalarını sağlamak,
• üçüncü taraf şirketlerle imzalanan sözleşmelere gizlilik hükümleri ve süresiz sır saklama yükümlülüğü hükümleri ilave edilmesi,
• 6698 sayılı Kanun’a uyum konusunda iç/dış denetim yaptırmalarını ve özellikle Utopia Fitness Club’a ait kişisel verilere ilişkin olarak bu raporları talep halinde Utopia Fitness Club ile paylaşmalarını öngörmek,
• Kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde durumun derhal Utopia Fitness Club’a bildirilmesini temin etmek
amacıyla sözleşmesel olarak gerekli taahhütler alınmaktadır.
g) Kişisel Verilerinizin Saklanma Süreleri
Kişisel verileriniz, “Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası”nda belirtilen süreler boyunca muhafaza edilir. Kişisel veri saklama sürelerimizi aşağıdaki şekilde özetlemek mümkündür:
• Hukuki ilişki devam ettiği sürece
• Kişisel verinin işleme amacının gerekli kıldığı süre boyunca
• İlgili mevzuatta öngörülen süre boyunca
• Hukuki ilişkinin bitiminden sonra zamanaşımı süreleri boyunca
Saklama Süreleri Tablosu
İnsan Kaynakları:
Kişisel Veri Grubu | Saklama Süreleri |
• Çalışan Verisi (Özlük Dosyası gibi ilgili mevzuat uyarınca işlenen kişisel veriler) | 15 yıl |
• Tedarikçi Yetkilisi, | TTK ve VUK uyarınca 10 yıl saklanmaktadır. |
• Aday Çalışan Verisi | 2 yıl |
Hukuk:
Kişisel Veri Grubu | Saklama Süreleri |
• Çalışan Verisi, | Süresiz |
İdari İşler:
Kişisel Veri Grubu | Saklama Süreleri |
• Çalışan Verisi (iletişim verisi) | İş akti sona erdikten sonra 10 yıl |
• Aday Çalışan Verisi | 2 yıl |
• Taşeron Çalışan Verileri. | Hukuki ilişki sona erdikten sonra 10 yıl |
• Kamu Çalışanı | Kamu denetimini takiben 10 yıl |
• Vekil Verisi | İcra takip işlemi bittikten sonra 10 yıl |
Cafe
Kişisel Veri Grubu | Saklama Süreleri |
• Çalışan Verisi (iletişim verisi) | İş akti sona erdikten sonra 10 yıl |
• Tedarikçi, | TTK'ya Göre 10 Yıl |
Mali İşler:
Kişisel Veri Grubu | Saklama Süreleri |
• Çalışan Verisi (iletişim verisi) | İş akti sona erdikten sonra 10 yıl |
• Aday Çalışan Verisi | 2 yıl |
• Kamu Görevlisi | TTK'ya göre 10 Yıl |
• Tedarikçi Yetkilisi, | Sözleşme Süresi Sona Erdikten Sonra 10 Yıl |
Satış:
Kişisel Veri Grubu | Saklama Süreleri |
• Çalışan Verisi (iletişim verisi) | İş akdi sona erdikten sonra 10 yıl |
• Üye Verisi | Üyelik sözleşmesi bitimi sonrası 10 yıl |
• Potansiyel Üye | 10 yıl |
• Sponsor Çalışan Verisi | Sponsorlük Anlaşması Bitimi Sonrası 5 yıl |
Fitness:
Kişisel Veri Grubu | Saklama Süreleri |
• Çalışan Verisi (iletişim verisi) | İş akdi sona erdikten sonra 10 yıl |
• Üye/Çoçuk/Eş Verisi | Üyelik sözleşmesi bitimi sonrası 10 yıl |
İş Yeri Hekimi - Diyetisyen
Kişisel Veri Grubu | Saklama Süreleri |
• Çalışan Verisi (iletişim verisi) | İş akti sona erdikten sonra 10 yıl |
• Üye/Çoçuk/Eş Verisi | Saklanmıyor |
• İlgili Doktor | Üyelik sözleşmesi sona erdikten sonra 10 yıl |
h. İlgili Kişiler’in Kişisel Verileri Üzerindeki Haklarının Neler Olduğu ve Bu Hakları Nasıl Kullanabilecekleri
Utopia Fitness Club tarafından işlenen kişisel veriler üzerinde İlgili Kişi’nin KVK Kanunu madde 11 uyarınca sahip olduğu haklar aşağıda sıralanmaktadır:
• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVK Kanunu 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen sağlık verilerinin sağlık hizmetleri kapsamında analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Bu haklarınızı kullanmak için web sitemizde yer alan “İletişim Formunu" ve bu formda belirtilen yöntemleri kullanarak bizimle her zaman irtibata geçebilirsiniz.
Kişisel verilerini işlediğimiz ilgili kişi grupları bizzat kendilerinin verdikleri, sözleşme ilişkisi dolayısıyla alınan kişisel verilerin doğru ve güncel olmasının, KVKK anlamında kişisel verileri üzerinde sahip oldukları hakları kullanabilmeleri ve ilgili diğer mevzuat açısından önemli olduğunu bildiklerini ve yanlış bilgi verilmesinden doğacak sorumluluğun tamamen kendilerine ait olacağını kabul ve beyan etmişlerdir. Paylaşmış olduğunuz kişisel verileriniz ilgili değişiklik ve/veya güncellemeler ile sair her türlü talebinizi, üyelik sırasında beyan ettiğiniz sistemimizde kayıtlı e-posta adresi üzerinden info@utopiafitnessclub.com.tr e-posta adresine göndereceğiniz bir e-posta vasıtasıyla yapabilirsiniz.
i. Resmi Makamlarla Kişisel Veri Paylaşımı
Utopia Fitness Club, işlemiş olduğu kişisel verileri, yasal olarak bu bilgileri talep etmeye yetkili olan kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşabilecektir.
2. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Şartları
İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikasında belirtilen amaçlarla işlenmiş olan kişisel verileriniz; 6698 Sayılı Kanun md. 7/f.1’e göre işlenmesini gerektiren amaç ortadan kalktığında ve md. 17 ve Türk Ceza Kanunu md. 138’e göre ise Kanunların belirlediği süreler geçince tarafımızca anonimleştirilerek kullanılmaya devam edilecektir.
Utopia Fitness Club ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerekli kıldığı saklama süreleri sona erdiğinde, periyodik imha için öngörülen 6 aylık süre zarfında; işlediği kişisel verileri Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesine İlişkin Rehber’de belirtilen anonim hale getirme yöntemlerinden, iş süreçleri ve faaliyetlerine en uygun olan bir veya birkaç tekniği kullanarak anonimleştirir ve bu şekilde verileri kullanmaya devam eder. Bu hususa ilişkin detaylı prosedür aşağıdaki tabloda yer almaktadır. İlaveten, fiziksel ortamdaki kişisel veriler, işleme amaçları sona erdikten sonra ve saklama sürelerinin sona ermesini takiben Utopia Fitness Club tarafından yok edilecektir.
3. Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda Yapılacak Değişiklikler
Utopia Fitness Club, işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda her zaman değişiklik yapabilir. Bu değişiklikler, değiştirilmiş yeni Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nın yayınlanmasıyla birlikte derhal geçerlilik kazanır. Söz konusu değişiklikler ile ilgili olarak, web sitesinden ve diğer kanallardan tüm kullanıcılara gerekli bilgilendirmeler yapılacaktır.